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Di seguito trovate un breve focus dei tre ruoli principali in cui è diviso il servizio demografico:
1. Stato Civile
In ogni Paese che intenda considerarsi civile è fondamentale garantire gli status dei propri cittadini (cittadinanza, nascita, matrimonio, unione civile, morte). Il servizio dello stato civile ha la funzione di acclarare tali status attraverso la registrazione amministrativa di tutti gli eventi, le dichiarazioni e manifestazioni di volontà, i fatti giuridici che costituiscono, modificano o estinguono le connesse condizioni e situazioni personali, mediante appositi atti giuridici detti appunto atti di stato civile, soggetti ad accertamenti e particolari forme di pubblicità. Le fonti normative sono gli artt. 449-455 c.c., il d.P.R. 3/11/2000, n. 396 ma anche numerose norme che disciplinano i diversi eventi ed istituti che devono essere registrati negli atti di stato civile, dal codice civile alle leggi in materia di filiazione, adozione e diritto al nome, dal matrimonio alle unioni civili, separazione e divorzio, dalla cittadinanza alla legge di diritto internazionale privato, le convenzioni internazionali, i regolamenti UE, ed altre ancora.
Il sindaco è ufficiale dello stato civile ed agisce in questo ruolo come ufficiale di governo: le funzioni di ufficiale dello stato civile vengono delegate dal sindaco ai dipendenti del comune, per i quali è necessario superare un apposito corso di abilitazione alle funzioni, al fine di garantire un livello di formazione adeguato alla complessità delle mansioni da svolgere. L'ufficiale di stato civile forma, conserva ed aggiorna gli atti di stato civile, ed è tenuto ad uniformarsi alle istruzioni impartite dal Ministero dell'Interno. L'ufficiale dello stato civile svolge un compito che richiede grande preparazione per assicurare la corretta applicazione di un quadro normativo quanto mai vasto, tenendo conto anche della giurisprudenza di più alto profilo.
In definitiva si richiede all'ufficiale di stato civile un livello di professionalità sempre più elevato per dare adeguate risposte alle richieste dei cittadini, nel rispetto dei diritti fondamentali delle persone, tra puntuale esecuzione delle disposizioni vigenti e salvaguardia degli status individuali. Un ruolo importante, complicato e difficile che richiede un costante e continuo aggiornamento.
2. Anagrafe
L'anagrafe della popolazione residente è la registrazione di tutte le persone che hanno stabilito la loro residenza in Italia, con la sola esclusione dei cittadini stranieri irregolari. Solo dall'adempimento scrupoloso ed immediato di detti obblighi nasce la regolare tenuta dell'anagrafe, e cioè di una banca dati che, in ogni momento deve rispecchiare la reale situazione di fatto.
L'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) rappresenta la realizzazione di un progetto strategico per la digitalizzazione e la modernizzazione del Paese, in tutte le sue componenti amministrative. L'attività anagrafica, di competenza dello Stato e gestita dai comuni, oltre a rappresentare uno strumento fondamentale a tutela della sicurezza, costituisce la base di numerosi altri servizi pubblici, quali quello elettorale, scolastico, sanitario, assistenziale, tributario, che attingono alla fonte anagrafica per le notizie necessarie alle loro funzioni. Dalla correttezza e dalla puntualità degli adempimenti anagrafici dipende tutta l'attività amministrativa dello Stato, delle Regioni e dei Comuni, con le inevitabili ricadute sui diritti e sui doveri delle persone.
Le norme vigenti, fin dall'unità d'Italia, prevedono l'obbligo per ogni comune di tenere in regola l'Anagrafe. Il Sindaco è l'ufficiale d'anagrafe che esercita le sue funzioni, irrinunciabili, tramite dipendenti da lui stesso delegati. La formazione continua, che comprende anche la conoscenza delle norme che disciplinano la registrazione delle dinamiche migratorie dei cittadini stranieri e comunitari e il loro diritto di soggiornare e risiedere in Italia, le norme sul rilascio della Carta di identità e l'applicazione delle disposizioni in materia di semplificazione amministrativa, è l'unico strumento in grado di garantire ai comuni, il supporto necessario alla correttezza degli adempimenti normativi.
3. Servizio Elettorale
Il compito del servizio elettorale è quello di garantire che l'universale diritto dei cittadini di partecipare alla vita democratica del Paese, attraverso consultazioni elettorali, possa essere esercitato.
Tale compito, per legge, è affidato al Responsabile dell'ufficio elettorale comunale, che deve adempiere con efficienza e tempestività ai numerosi e delicati compiti che la legge assegna, sotto la "sovrintendenza" del sindaco nella sua qualità di ufficiale di governo. Gli adempimenti dell'ufficio elettorale comunale sono tutti dettati da precise leggi la cui inadempienza determina l'intervento sostitutivo dell'Ufficio territoriale del Governo (Prefettura), con sanzioni anche penali nei confronti del responsabile dell'ufficio elettorale.
Tra i compiti più complessi ed impegnativi del Responsabile dell'ufficio elettorale comunale nella veste di Ufficiale elettorale, rientra la revisione e l'aggiornamento delle liste elettorali, cioè valutare sulla base di documentazione se il cittadino ha i requisiti per essere elettore. Tale funzione presuppone la conoscenza di diritto penale/procedura penale. Il Ministero dell'Interno nella circolare n. 178 del 14 novembre 2011, esprime l'avviso che la delega debba essere conferita a dipendenti comunali che rivestano la settima qualifica funzionale (ora categoria D). Rientrano nei compiti del Responsabile dell'ufficio elettorale il complesso coordinamento di tutte le attività sia organizzative, sia gestionali degli uffici elettorali di sezione in occasione di consultazioni elettorali.
Fra le attività ordinarie dell'ufficio, oltre alla revisione e l'aggiornamento delle liste elettorali, rientra la corretta gestione degli albi: dei giudici popolari; degli scrutatori; dei Presidenti degli uffici elettorali di sezione.
